Moni ajattelee sertifiointiauditointia yhtenä “päivänä”, jolloin auditoija tulee käymään. Todellisuudessa sertifiointi on prosessi: suunnittelu, toteutus, havainnot, mahdolliset korjaavat toimenpiteet ja seuranta.
Hyvin valmistautunut organisaatio ei yritä näyttää täydelliseltä – se näyttää hallitulta.
Auditointi vs sertifiointi – mikä ero?
- Auditointi on arviointi: katsotaan, täyttyvätkö sovitut vaatimukset ja miten toiminta toimii käytännössä.
- Sertifiointi on päätösprosessi, jossa arvioinnin perusteella myönnetään (tai ei myönnetä) sertifikaatti standardin mukaiseen järjestelmään.
Tyypillinen sertifiointipolku (yleisellä tasolla)
- Auditointiohjelma ja laajuus sovitaan
- Auditointi toteutetaan (haastattelut, havainnot, näytöt)
- Havainnot kirjataan (poikkeamat / kehityshavainnot)
- Tarvittaessa korjaavat toimenpiteet ja niiden näyttö
- Päätös sertifikaatista (sertifiointipäätösprosessi)
- Seuranta-auditoinnit määräajoin
- Uudelleensertifiointi määräajoin
Mitä auditoija oikeasti tekee?
Auditoija etsii näyttöä siitä, että:
- prosessit on määritelty ja niitä noudatetaan
- riskejä hallitaan ja poikkeamiin reagoidaan
- johto ohjaa toimintaa tavoitteilla ja mittareilla
- järjestelmä paranee (ei pelkästään ole olemassa)
Valmistautuminen: 7 käytännön asiaa, jotka vaikuttavat eniten
1) Varmista, että perusasiat näkyvät arjessa
Esimerkiksi: perehdytys, poikkeamien käsittely, kunnossapito, riskien arviointi, mittarit ja katselmukset.
2) Tee sisäinen auditointi ennen ulkoista auditointia
Ei “jotta löydetään kaikki virheet”, vaan jotta nähdään, onko toimintatapa hallittu ja toistettava.
3) Pidä johdon katselmus järkevänä
Auditoijaa kiinnostaa: mitä päätettiin ja mitä muuttui.
4) Kerää näyttö helposti löydettäväksi
- mittarit ja trendit
- poikkeamat ja korjaavat toimenpiteet
- koulutukset ja pätevyydet
- toimittaja-arvioinnit
5) Kouluta avainhenkilöt “auditointikieleen”
Vastaukset kannattaa ankkuroida näyttöön: “Tämä löytyy tästä järjestelmästä / tästä tallenteesta”.
6) Älä yritä peittää ongelmia
Jos tiedätte haasteen, kertokaa se ja näyttäkää hallintatoimet. Se kertoo kypsyydestä.
7) Sovi käytännöt etukäteen
Aikataulu, tilat, haastateltavat, käytännön järjestelyt – näin auditointipäivät sujuvat.
Valmistautuminen ei ole näytelmä. Se on toimintakyvyn varmistamista.
Miten Fine Audit voi auttaa?
Fine Audit voi kouluttaa yleisellä tasolla auditointiin valmistautumisen periaatteita ja kertoa, miten auditointiprosessi etenee. Varsinaisissa auditoinneissa toimimme puolueettomana arvioijana sovittua standardia ja laajuutta vasten.
Tarvitsetko apua, ota yhteyttä
