Auditointi tulossa? Ei hätää! Vaikka ulkoinen auditointi voi kuulostaa jännittävältä (tai jopa pelottavalta), hyvä valmistautuminen tekee siitä huomattavasti sujuvampaa. Ei tarvitse panikoida papereiden kanssa viime hetkellä tai miettiä, mitä auditoija kysyy. Tässä muutama vinkki, joilla saat homman haltuun ja auditointipäivän rullaamaan ilman turhaa stressiä.
1. Ymmärrä, mistä auditoinnissa on kyse
Auditointi ei ole koe, jossa pitää osata kaikki ulkoa. Se on ennemminkin mahdollisuus varmistaa, että asiat hoidetaan oikein ja että toimintaa voidaan kehittää entistä paremmaksi. Ulkoinen auditoija ei ole vihollinen, vaan ennemminkin ulkopuolinen silmäpari, joka auttaa varmistamaan, että yritys täyttää standardit ja vaatimukset.
2. Käy läpi dokumentaatio – mutta älä uppoudu siihen liikaa
Hyvä peruslähtökohta on tarkistaa, että kaikki tarvittavat dokumentit ovat ajan tasalla ja helposti saatavilla. Tämä tarkoittaa esimerkiksi toimintakäsikirjoja, prosessikuvauksia ja muita olennaisia papereita. Mutta älä jää pyörittelemään niitä loputtomiin – riittää, että tiedät, mistä ne löytyvät ja että ne ovat ajankohtaisia.
3. Varmista, että käytäntö ja teoria kohtaavat
Yksi yleisimmistä auditoinneissa huomatuista asioista on se, että dokumentit sanovat yhtä ja käytännöt toista. Kannattaa siis tarkistaa, että arjen tekeminen vastaa sitä, mitä papereihin on kirjattu. Jos huomaat eroavaisuuksia, nyt on hyvä hetki korjata ne!
4. Valmenna tiimi – mutta rennosti
Ei tarvitse järjestää tiukkapipoista kuulustelua, mutta pieni kertaus ei ole pahitteeksi. Varmista, että kaikki tietävät oman roolinsa ja osaavat kertoa perusasiat omasta työstään. Auditoija ei odota täydellisiä vastauksia, vaan haluaa nähdä, että toimintaa ymmärretään ja kehitetään tarpeen mukaan.
5. Älä säikähdä kysymyksiä
Auditoijat esittävät paljon kysymyksiä, mutta se ei tarkoita, että olisit tehnyt jotain väärin. Kysymykset ovat osa prosessia ja auttavat ymmärtämään, miten asiat oikeasti toimivat. Jos et tiedä vastausta, ei haittaa – tärkeintä on, että osaat etsiä sen.
6. Pidä asenne positiivisena
Auditointi voi olla loistava mahdollisuus kehittää toimintaa ja huomata asioita, joita arjessa ei aina tule ajatelleeksi. Hyvä valmistautuminen ja avoin mieli tekevät siitä paljon helpompaa – ja ehkä jopa hyödyllistä ja kiinnostavaa!
Tarvitsetko apua auditointiin valmistautumisessa?
Jos haluat tehdä auditointiprosessista vieläkin sujuvampaa, Reseni on täällä auttamassa! Meiltä saat kattavat ohjelmisto- ja konsultointipalvelut, joilla varmistat, että yrityksesi on auditointikunnossa ja liiketoimintaprosessit rullaavat kuten pitää.
Oli kyse sitten ulkoisesta auditoinnista tai liiketoiminnan kehittämisestä, meillä on kokemusta ja asiantuntemusta, jonka avulla voit navigoida muuttuvassa liiketoimintaympäristössä ilman turhaa päänvaivaa.
Joten jos kaipaat kumppania, johon voit luottaa – ota meihin yhteyttä! Katsotaan yhdessä, miten voimme auttaa yritystäsi menestymään.
