Mikä on vaihe 1 -auditointi?
Vaihe 1 on sertifiointiarvioinnin ensimmäinen virallinen osa. Sen tavoitteena on varmistaa, että yrityksellä on olemassa standardin vaatimukset täyttävä johtamisjärjestelmä ja että organisaatio on valmis siirtymään pääauditointiin.
Onko yrityksellä olemassa toimiva järjestelmä, jonka toteutumista voidaan arvioida seuraavassa vaiheessa?
Mitä dokumentteja auditoija tarkastaa?
- Johtamisjärjestelmän kuvaus
- Prosessikuvaukset
- Toimintaperiaatteet
- Laatu-, ympäristö- tai työturvallisuuspolitiikka
- Riskien arvioinnit
- Tavoitteet ja mittarit
- Sisäiset auditoinnit
- Johdon katselmukset
- Lakisääteisten vaatimusten hallinta
- Henkilöstön osaamisen hallinta
Miten auditointi käytännössä toteutetaan?
Vaihe 1 voidaan toteuttaa etänä, paikan päällä tai yhdistelmänä molempia.
Auditoija käy läpi toimitettua materiaalia ja keskustelee vastuuhenkilöiden kanssa ymmärtääkseen, miten järjestelmä toimii käytännössä.
Mitä auditoija erityisesti etsii?
Standardin vaatimusten täyttyminen
Auditoija vertailee yrityksen dokumentaatiota standardin vaatimuksiin.
Toimintaympäristön ymmärtäminen
Nykyiset ISO-standardit korostavat toimintaympäristön, sidosryhmien ja liiketoimintariskien ymmärtämistä.
Riskiperusteinen ajattelu
Auditoija arvioi, kuinka hyvin riskit on tunnistettu, hallittu ja dokumentoitu.
Yleisimmät havainnot vaiheessa 1
Tavoitteet ovat liian yleisellä tasolla
Hyvät tavoitteet ovat mitattavia ja seurattavia.
Prosessit ovat epäselviä
Prosessien tulee olla kuvattuja siten, että niiden toimivuutta voidaan arvioida.
Sisäinen auditointi puuttuu
Sisäinen auditointi on tärkeä osa järjestelmän toimivuuden osoittamista.
Mitä vaiheessa 1 ei vielä arvioida?
- Työvaiheiden yksityiskohtainen seuranta
- Laajat henkilöstöhaastattelut
- Prosessien syvällinen käytännön arviointi
- Suuri määrä tallennetarkastuksia
Miksi vaihe 1 on tärkeä?
- Varmistaa järjestelmän rakenteen toimivuuden
- Paljastaa mahdolliset puutteet ajoissa
- Mahdollistaa korjaavat toimenpiteet ennen pääauditointia
- Vähentää yllätyksiä seuraavassa vaiheessa
Kuinka valmistautua onnistuneesti?
- Tarkista dokumentit ajoissa.
- Varmista johdon osallistuminen.
- Toteuta sisäinen auditointi.
- Huolehdi näyttöjen saatavuudesta.
Vaihe 1 -auditointi toimii perustusten tarkastuksena ennen varsinaista pääauditointia. Sen avulla yritys saa arvokasta palautetta järjestelmänsä toimivuudesta ja valmiudesta sertifiointiin.
Näin Fine Audit ja eSalkku auttavat
Fine Audit auttaa yrityksiä valmistautumaan auditointeihin käytännönläheisesti ja tehokkaasti. eSalkku tarjoaa työkalut dokumentaation hallintaan, auditointeihin ja jatkuvaan parantamiseen.
