Toimittaja-arviointi tarkoittaa käytännössä sitä, että ulkopuolinen arvioija käy läpi toimittajan toimintaa, prosesseja ja käytäntöjä sovitun rajauksen mukaisesti. Arviointi on rakentava ja yhteistyöhenkinen tilanne, ei kuulustelua. Se antaa toimittajalle selkeän kuvan siitä, missä asioissa toiminta on kunnossa ja missä on kehitettävää. Tässä artikkelissa käymme läpi kaikki oleelliset kysymykset, joita toimittajalla saattaa herätä arviointiin liittyen.
Mitä toimittaja-arvioinnissa käytännössä tarkastetaan?
Toimittaja-arvioinnissa käydään läpi ne toimittajan toiminnan osa-alueet, jotka tilaaja on arviointia tilatessaan rajannut. Arviointi voi kattaa koko toiminnan tai kohdistua vain tiettyyn tuotteeseen, palveluun, prosessiin tai laadunvalvontamenettelyyn. Arvioitavia asioita ovat tyypillisesti laadunhallinta, toimitusvarmuus, dokumentointi ja vastuukäytännöt.
Käytännössä arvioinnissa tarkastellaan esimerkiksi seuraavia asioita:
- Miten toimittaja hallitsee tuotteidensa tai palvelujensa laatua
- Millaisia dokumentointikäytäntöjä on käytössä
- Miten poikkeamat ja reklamaatiot käsitellään
- Miten vastuut on määritelty organisaatiossa
- Miten toimittaja seuraa ja kehittää omia prosessejaan
Arvioinnin laajuus riippuu aina tilaajan tarpeesta ja siitä, mihin tarkoitukseen arviointi tehdään. Uuden toimittajan kohdalla tilaaja saattaa haluta kattavan kuvan koko toiminnasta, kun taas pitkäaikaiselle kumppanille voidaan kohdistaa suppeampi arviointi tietyn prosessin osalta. Tärkeintä on, että arvioinnin kohde on selkeästi sovittu etukäteen, jolloin toimittaja tietää, mihin valmistautua.
Miten toimittaja-arviointi eroaa sertifioinnista?
Toimittaja-arviointi ja sertifiointi ovat eri asioita, vaikka ne liittyvätkin toisiinsa. Sertifioinnissa yritys hakee virallista todistusta siitä, että sen toimintajärjestelmä täyttää tietyn standardin, kuten ISO 9001:n, vaatimukset. Toimittaja-arvioinnissa tilaaja haluaa selvittää, sopiiko toimittaja omiin tarpeisiinsa ja täyttääkö se tilaajan asettamat kriteerit.
Konkreettisesti ero näkyy kolmessa asiassa:
- Tilaaja: Sertifioinnissa yritys itse hakee sertifikaattia. Toimittaja-arvioinnissa tilaaja eli ostava yritys tilaa arvioinnin omista tarpeistaan lähtien.
- Lopputulos: Sertifiointi tuottaa virallisen sertifikaatin, joka on voimassa määräajan. Toimittaja-arviointi tuottaa raportin, joka kuvaa toimittajan nykytilan ja kehityskohteet.
- Standardi: Sertifiointi perustuu aina tiettyyn standardiin. Toimittaja-arviointi voidaan tehdä joko standardin pohjalta tai tilaajan omien vaatimusten mukaisesti.
Toimittaja-arviointi liittyy usein ISO 9001, ISO 14001 tai ISO 45001 -standardien vaatimuksiin, sillä nämä standardit edellyttävät yrityksiltä toimittajien hallintaa. Yritys, jolla on käytössä jokin näistä standardeista, saattaa olla velvoitettu arvioimaan toimittajiaan säännöllisesti. Tällöin toimittaja-arviointi on keino osoittaa, että tilaajan toimintajärjestelmä toimii kuten pitää.
Miten toimittaja-arvioinnin prosessi etenee vaihe vaiheelta?
Toimittaja-arvioinnin prosessi etenee selkeässä järjestyksessä: ensin sovitaan arvioinnin laajuus ja ajankohta, sitten toteutetaan itse arviointi, ja lopuksi toimittaja saa kirjallisen palautteen tuloksista. Prosessi on suunniteltu niin, että se häiritsee toimittajan arkea mahdollisimman vähän.
Valmistelu ja sopiminen
Prosessi alkaa siitä, että tilaaja ja arvioija sopivat yhdessä arvioinnin kohteen, laajuuden ja ajankohdan. Tässä vaiheessa toimittajalle kerrotaan, mitä arvioidaan ja mitä häneltä odotetaan. Toimittajalle annetaan riittävästi aikaa valmistautua, ja hän saa tietää etukäteen, millaisia dokumentteja tai tietoja arviointia varten tarvitaan.
Arvioinnin toteutus
Itse arviointi toteutetaan yleensä toimittajan tiloissa. Arvioija käy läpi sovitut asiat, haastattelee henkilöstöä ja tutustuu dokumentaatioon. Arviointi on vuorovaikutteinen tilanne, jossa toimittajalla on mahdollisuus selittää omia käytäntöjään ja tuoda esiin kehitystyötään. Arvioija ei ole siellä etsimässä vikoja vaan muodostamassa realistisen kokonaiskuvan.
Raportointi ja palaute
Arvioinnin jälkeen toimittaja saa kirjallisen raportin, jossa kuvataan havaittu nykytila, vahvuudet ja kehityskohteet. Raportti on konkreettinen ja käytännönläheinen, ei pelkkää taulukkoa numeroista. Sen pohjalta toimittaja voi ryhtyä tarvittaviin toimenpiteisiin ja kehittää omaa toimintaansa.
Mitä toimittajalta edellytetään arvioinnin aikana?
Toimittajalta edellytetään arvioinnin aikana ennen kaikkea avoimuutta ja yhteistyöhalukkuutta. Käytännössä tämä tarkoittaa, että oikeat henkilöt ovat paikalla, tarvittavat dokumentit ovat saatavilla ja toimittaja kertoo rehellisesti omista käytännöistään. Arviointi ei onnistu, jos toimittaja yrittää piilottaa puutteita, sillä kehityskohteiden tunnistaminen on koko prosessin tarkoitus.
Konkreettisesti toimittajalta odotetaan yleensä seuraavia asioita:
- Vastuuhenkilön tai vastuuhenkilöiden läsnäolo arvioinnin ajan
- Pääsy tiloihin, joita arviointi koskee
- Dokumenttien, kuten ohjeiden, prosessikuvausten tai reklamaatiokirjanpidon, esittely
- Avoin keskustelu siitä, miten asiat käytännössä hoidetaan
Toimittajan ei tarvitse olla täydellinen. Arvioija ymmärtää, että kaikilla yrityksillä on kehitettävää. Tärkeintä on, että toimittaja suhtautuu arviointiin rakentavasti ja on valmis ottamaan palautetta vastaan. Asenne ratkaisee usein enemmän kuin se, ovatko kaikki paperit täysin kunnossa.
Mitä toimittaja saa arvioinnin tuloksena?
Toimittaja saa arvioinnin tuloksena kirjallisen raportin, joka kuvaa hänen toimintansa nykytilan selkeästi ja rehellisesti. Raportti sisältää sekä vahvuudet että kehittämiskohteet konkreettisine ehdotuksineen. Se on käytännöllinen työkalu oman toiminnan parantamiseen, ei pelkkä muodollinen asiakirja.
Raportin lisäksi toimittaja hyötyy arvioinnista usealla tavalla:
- Ulkopuolinen näkemys omasta toiminnasta auttaa tunnistamaan asioita, joita sisältä on vaikea nähdä
- Luottamuksen rakentaminen tilaajan suuntaan vahvistuu, kun toimittaja osoittaa avoimuutta ja kehityshalukkuutta
- Kilpailuetu muihin toimittajiin nähden, sillä arvioinnin läpäissyt toimittaja erottuu positiivisesti
- Kehityssuunnitelma raportin pohjalta helpottaa priorisointia ja resurssien kohdentamista
Monille toimittajille arviointi on myös hyvä tilaisuus esitellä omaa osaamistaan ja kertoa kehitystyöstään. Arvioija näkee toimittajan arjen, ei pelkästään tarjousdokumentteja. Tämä voi vahvistaa yhteistyösuhdetta merkittävästi.
Kannattaako toimittaja-arviointiin valmistautua etukäteen?
Kyllä, etukäteen valmistautuminen kannattaa aina, mutta se ei tarkoita, että kaiken pitää olla täydellistä. Valmistautuminen tarkoittaa lähinnä sitä, että toimittaja kerää tarvittavat dokumentit valmiiksi, varmistaa oikeiden henkilöiden saatavuuden ja käy läpi, miten eri prosessit käytännössä toimivat. Muutama tunti valmistautumista säästää aikaa itse arviointipäivänä ja tekee tilanteesta sujuvamman.
Käytännön valmistautumisvinkit toimittajalle:
- Selvitä arvioinnin rajaus hyvissä ajoin, jotta tiedät, mitä alueita se koskee
- Kokoa dokumentaatio kuten prosessikuvaukset, ohjeet ja reklamaatiokirjanpito helposti saataville
- Informoi henkilöstöä tulevasta arvioinnista, jotta kukaan ei yllätyksenä joudu tilanteeseen
- Mieti etukäteen, mitkä ovat toimintanne vahvuuksia ja missä tiedätte olevan kehitettävää
- Varaudu avoimeen keskusteluun sen sijaan, että yrität esittää kaiken olevan täydellistä
Valmistautuminen ei tarkoita kaunistelua. Arvioinnista saa eniten hyötyä silloin, kun toimittaja on rehellinen omasta tilanteestaan. Jos jokin asia on kesken tai kehitystyö on juuri käynnistynyt, se kannattaa sanoa suoraan. Arvioija arvostaa realistisuutta, ja raportti on sitä hyödyllisempi, mitä tarkemmin se kuvaa todellista tilannetta.
Jos olet toimittaja ja haluat tietää lisää siitä, miten toimittaja-arviointi voisi hyödyttää sinua tai yritystäsi, tutustu toimittaja-arviointipalveluumme tai ota yhteyttä niin kerromme lisää. Autamme mielellämme löytämään juuri teidän tilanteeseenne sopivan ratkaisun.
